SHL Tools

Maningen met gepersonaliseerde lay-out - programma 306

Via het programma 306 - Maningen - kan u maningen beheren en afdrukken volgens een vaste layout (sta

ndaardmaningen), die volledig analoog is met die van de andere SHL-documenten.

Recent is het echter mogelijk om de afdruk via MS Word te laten verlopen, waarbij u over quasi onbeperkte mogelijkheden beschikt om de layout van de maning aan te passen aan uw eigen smaak (bv. afdrukken van uw bedrijfslogo).

Daartoe werd een standaard worddocument in het leven geroepen ("SHL306word.doc") dat alle variabele gegevens (naam, factuurdatum, factuurbedrag, vervaldag,...) onder de vorm van "veldcodes" omvat. Die veldcodes refereren aan een tekstbestand (nnnnx306.txt, nnnn = dossiernummer) dat wordt aangemaakt bij de afdruk van de maningen. De maningsteksten (per type) alsook de layout van het document (zijnde de vaste gegevens) kan u in dat standaarddocument aanpassen.

Werkwijze

1. Aanpassen van het standaarddocument

• Open het document SHL306word.doc in Word. Het bestand bevindt zich in de map waar de SHL-programma's of dossierbestanden zich bevinden.
  
• Maak de veldcodes van het document zichtbaar via de menubalk: Extra -> Opties -> Weergave -> Veldcodes: aanvinken;
  
• Belangrijk: indien u zich kan vinden in de standaardlayout en -teksten, dan hoeft u enkel de bedrijfsgegevens aan te passen, de wijzigingen op te slaan en het document af te sluiten. Een voorbeeld vindt u hier.
  
• Wenst u andere zaken te wijzigen, dan kan het aangewezen zijn onze helpdesk te contacteren omdat een woordje uitleg over de veldcodes niet overbodig is.

2. De afdruk van de maningen voorbereiden in SHL

• Start het programma 306, kies Maningen via Word, overloop de rubrieken, bevestig uw keuze en klik op Starten;

3. De maningen afdrukken in Word

• Start Word en open het document SHL306word.doc;
  
• Activeer de menubalk Afdruk Samenvoegen;
  
• Klik op Samenvoegen, nieuw document en Samenvoegen;
  
• De maningen kunnen nu afgedrukt worden.

Memocodes - verschillende programma's

Memocodes zijn kleine, maar zeer nuttige uitbreidingen van de bestaande programma's die SHL nóg een stukje performanter maken. Het gebruik van memocodes is echter facultatief zodat ze het gebruik van de bestaande programma's niet nodeloos verzwaren.

Een paar voorbeelden:

• Opvragen van de gestructureerde mededeling (betalingen leveranciers) bij de input van de aankopen;
• Controle op de referentie bij de input van een aankoopfactuur waardoor verhinderd wordt dat eenzelfde aankoopfactuur tweemaal wordt geboekt (met het risico dat ze ook tweemaal betaald wordt);
• Een document blokkeren voor betaling; Bestaande klanten- en/of leveranciersrekeningen blokkeren zodat er niet meer kan op geboekt worden;
• Controle op het evenwicht debet/credit bij louter analytische boekingen;
• Input van een toelichting bij de boeking van een aan- of verkoopfactuur. Deze toelichting wordt afgedrukt via de rekeningenuittreksels klanten en leveranciers;
• Intrestberekening bij de afdruk van de maningen;
• ...

Het volledige overzicht van de momenteel beschikbare memocodes:

Memocodes boekhouddossier
Memocodes klanten
Memocodes leveranciers
Memocodes grootboekrekeningen
Memocodes aankoopdocumenten
Memocodes verkoopdocumenten
Memocodes analytische rekeningen

WERKWIJZE

• Memocodes kunnen worden ingegeven op de respectievelijke niveaus (dossier, klanten, leveranciers, grootboekrekeningen en analytische rekeningen) via Opties en vervolgens Memo.
• De memocode voor de aan- en verkoopdocumenten kan u bij het boeken ingeven in de rubriek OK? voor de validatie van het document door de letter m in te tikken.
• De consultatie en de afdruk van de memo gebeurt vervolgens via de rekeningenuittreksels klanten of leveranciers.

nieuwe backup programma's

Via het programma u11 kan u op een eenvoudige manier een backup nemen van uw dossierbestanden. De externe software die hiervoor gebruikt wordt blijkt echter niet compatibel te zijn met 64-bit systemen waaronder quasi alle recente computers draaien. Het goede nieuws is dat we u een alternatief kunnen aanbieden (IZARC - www.izarc.org) dat u hier kan downloaden en vervolgens installeren.

werkwijze

• Download het bestand IZARC.ZIP in de map SHL (de map met de SHL-programma's);
• Ga naar de map SHL en kopieer de bestanden SHLBACK.BAT en SHLREST.BAT naar een andere plaats op uw PC;
• Zoek in de map SHL het bestand IZARC.ZIP;
• Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies alles uitpakken;
• Verwijder de voorgestelde submap izarc zodat het bestand uitgepakt wordt in de programmamap SHL;
• Vervang de bestanden SHLBACK.BAT en SHLREST.BAT;
• Start de boekhouding en start het programma u11 om een backup van de dossierbestanden te nemen: het programma maakt een bestand nnnn.zip aan (nnnn = dossiernummer)