Patrick Haesaert bvba

 

Privacyverklaring

Deze privacyverklaring werd opgesteld in het kader van de General Data Protection Regulation die van kracht wordt vanaf 25/05/2018.

1. uw gegevens

In het kader van een normale handelsrelatie en de dagdagelijkse uitvoering van onze bedrijfsactiviteiten houden wij een aantal gegevens bij. De verwerkingsverantwoordelijke alsook de verwerker is Patrick Haesaert bvba - Geraardsbergse Steenweg 2 - 9860 Oosterzele - Ondernemingsnummer BE 0825 711 807.

1.1 vAN WIE?

We houden gegevens bij van drie categorieën betrokkenen:

  • Klanten
  • Prospecten
  • Leveranciers

1.2 welke gegevens?

1.2.1 van klanten

De gegevens die we van klanten bijhouden kunnen onderverdeeld worden in 4 categorieën: administratieve gegevens, technische gegevens, financiële gegevens en tenslotte correspondentie.

  • 1. Administratieve gegevens: het betreft algemene basisgegevens zoals bedrijfsnaam, adres, contactpersonen, telefoon, email, GSM,...;
  • 2. Technische gegevens: dat zijn gegevens die gelinkt zijn aan het gebruikte boekhoudpakket: pakket (SHL1, SHL2 of SHL 3) + versie, aantal users, optionele modules, desgevallend hardware en besturingssysteem, licentienummer, bedrag en vervaldatum onderhoudscontract,...
  • 3. Financiële gegevens: de financiële gegevens die we van onze klanten bijhouden zijn deze die voortvloeien uit de facturatie, nl. omzet en BTW alsook de betalingen;
  • 4. Correspondentie: het betreft e-mailverkeer en/of briefwisseling of bestandsuitwisseling m.b.t. support en/of administratieve/commerciële aangelegenheden.

De volledige lijst van de data binnen de categorie 1 tot en met 3 die we over u bijhouden kan u op eenvoudig verzoek per email aan patrick.haesaert@telenet.be of telefonisch op 09 328 11 06 bekomen. We verbinden ons er toe om binnen de 30 dagen te antwoorden. Over de data binnen de categorie 4 beschikt u zelf.

1.2.2 van prospecten

Gegevens die we van prospecten bijhouden blijven beperkt tot administratieve basisinformatie zoals bedrijfsnaam, adres, contactpersonnen, telefoon, email,... en een aantal technische gegevens m.b.t. de hardware en het besturingssysteem. Uiteraard wordt ook de correspondentie bewaard.

Prospecten kunnen eveneens de volledige lijst van gegevens opvragen volgens de modaliteiten vermeld onder 1.2.1.

1.2.3 van leveranciers

Naast algemene basisinformatie zoals naam, adres, email, telefoon,... worden facturen en creditnota's bijgehouden, alsook het rekeningnummer waarop onze betalingen moeten gebeuren.

Leveranciers kunnen eveneens de volledige lijst van gegevens opvragen volgens de modaliteiten vermeld onder 1.2.1.

Voor alle duidelijkheid:

We wensen te benadrukken dat de gegevens die we bijhouden van onze klanten, prospecten en leveranciers beperkt blijven tot deze zoals hierboven vermeld (rubriek 1.2 - Welke Gegevens?) en dat deze gegevens het strikte minimum vormen noodzakelijk om onze bedrijfsactiviteiten te kunnen uitvoeren (zie rubriek 1.4 - Doeleinden).

Er worden geen andere data bijgehouden. We volgen uw internetactiviteiten niet en plaatsen derhalve geen cookies noch gebruiken andere technieken om uw internet- of andere activiteiten van welke aard dan ook te monitoren. Er worden dus geen profielen opgesteld en er is geen geautomatiseerde besluitvorming.


1.3 WAAR KOMEN DE GEGEVENS VANDAAN?

We kunnen een onderscheid maken tussen drie bronnen:

1.3.1 gegevens door de betrokkenen verstrekt

Het betreft hoofdzakelijk adiministratieve basisgegevens zoals de courante bedrijfsgegevens (naam, adres, contactpersonen, telefoon, GSM, email, BTW-nummer enz.). Het zijn doorgaans statische gegevens. Op ad hoc basis worden soms ook listings uit de boekhouding of zelfs het volledige boekhouddossier ter beschikking gesteld voor supportdoeleinden.

1.3.2 gegevens afkomstig van publieke databanken

Hiermee bedoelen we hoofdzakelijk de Kruispuntbank van Ondernemingen om bv. een BTW-nummer te controleren of om na te gaan of een klant BTW-plichtig is.

1.3.3 gegevens voortspruitend uit de normale handelsrelaties met de betrokkenen

Door de uitvoering van onze bedrijfsactiviteiten worden regelmatig gegevens gegeneerd, verstuurd, ontvangen en opgeslagen. In de relatie met onze klanten betreft het verkoopgegevens (offertes, facturatie, betalingsgegevens, maningen en andere correspondentie) en correspondentie m.b.t. support en updates. Onze leveranciers sturen ons facturen die worden geboekt en betaald. Pertinente correspondentie met de leveranciers wordt eveneens bijgehouden.

1.4 doeleinden: waarom worden de gegevens van de betrokkenen bijgehouden?

Samengevat houden we uw gegevens bij om:

  • Onze kerntaken en bijhorende activiteiten te kunnen uitvoeren;
  • Te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
1.4.1 KLANTENGEGEVENS

De klantengegevens zoals vermeld in de rubriek 1.2.1 - Van klanten worden bijgehouden om:

  • Ondersteuning te bieden bij het gebruik van onze software en/of technische interventies te kunnen uitvoeren ingeval van een probleem in de boekhouding;
  • Onderhoudscontracten m.b.t. onze software op te volgen;
  • Offertes op te maken;
  • U te informeren over de beschikbaarheid van nieuwe versies of over belangrijke feiten (bv. overname van een klantenportefeuille);
  • Leveringen te kunnen uitvoeren;
  • Te factureren, de klantenboekhouding te voeren en te onderbouwen alsook de openstaande posten op te volgen;
  • De periodieke Intracommunautaire opgave alsook de jaarlijkse BTW-listing te kunnen opmaken;
1.4.2 prospectengegevens

De prospectgegevens zoals vermeld in de rubriek 1.2.2 - Van prospecten worden bijgehouden om de prospectie verder te kunnen opvolgen.

1.4.3 leveranciersgegevens

De leveranciersgegevens zoals vermeld in de rubriek 1.2.3 - Van leveranciers worden bijgehouden om:

  • De leveranciersboekhouding te voeren en te onderbouwen alsook de openstaande posten op te volgen;
  • De kosten te verantwoorden;
  • Desgevallend fiches 281.50 op te maken;

1.5 op welke rechtsgrond steunt de gegevensverwerking?

De gegevensverwerking van onze klanten is noodzakelijk om de overeenkomst inzake update en support te kunnen uitvoeren: zonder deze gegevens kunnen we onze engagementen en verplichtingen niet nakomen. Daarenboven verplichten de boekhoudwetgeving, de BTW-regelgeving en de regelgeving inzake directe belastingen ons om de boekhouding te onderbouwen met verantwoordingsstukken (verkoopfacturen, bankuittreksels,...).

Ook wat prospecten moeten we over elementaire contactgegevens kunnen beschikken om offertes te maken.

De gegevensverwerking van onze leveranciers kadert in de uitvoering van verplichtingen inzake bijhouden van verantwoordingsstukken zoals opgelegd door de boekhoudwetgeving, de BTW-regelgeving en de regelgeving inzake directe belastingen. Daarnaast moeten we elementaire gegevens bijhouden om leveranciersfacturen te kunnen betalen.

1.6 Hoe lang worden uw gegevens bijgehouden?

1.6.1 klanten
  • De administratieve- en technische gegevens (zie 1.2.1 - Van klanten) worden bijgehouden zolang het onderhoudscontract m.b.t. het boekhoudpakket SHL loopt. Wordt het contract opgezegd dan worden die gegevens gewist binnen de maand na de einddatum van het laatste jaar van het contract. Uitzondering hierop zijn de basisgegevens zoals naam, adres en BTW-nummer omdat die vermeld worden op de verkoopfacturen waarvoor een wettelijke bewaringstermijn geldt (zie hierna).
  • Financiële gegevens worden bewaard volgens de wettelijke voorschriften terzake. Momenteel bedraagt de bewaringstermijn 7 jaar.
  • Correspondentie en bestanden: nagenoeg alle correspondentie bestaat uit emailverkeer m.b.t. de support. Zodra een vraag afgehandeld is, dan worden de desbetreffende emails verwijderd.. Andere correspondentie wordt enkel bijgehouden indien pertinent (bv. annulatie van het contract) en wordt bewaard zolang het onderhoudscontract loopt of een termijn van 7 jaar als het een verantwoordingsstuk is van een boekhoudkundige verrichting (bv creditering van het onderhoudscontract). Documenten uit de boekhouding van de klant of van klanten door de klant beheerd (fiduciaires) alsook desgevallend de boekhouddossiers die ad hoc worden doorgestuurd om een probleem op te lossen worden systematisch verwijderd na interventie.
1.6.2 prospecten

De gegevens van prospecten (zie 1.2.2 - Van prospecten) worden bijgehouden zolang de prospectiie loopt. Wordt er geen positief gevolg gegeven door de prospect dan worden alle gegevens verwijderd. Is er wel positief gevolg dan wordt de prospect een klant waar dus de regels voor klanten gelden.

1.6.3 leveranciers

De gegevensverwerking van onze leveranciers kadert in de uitvoering van verplichtingen inzake het bijhouden van verantwoordingsstukken. Momenteel bedraagt de bewaringstermijn 7 jaar.

1.7 hoe worden uw gegevens bijgehouden?

1.7.1 klanten
  • De administratieve- en technische gegevens worden bewaard in een daartoe ontworpen databank;
  • Boekhouddossiers worden tijdelijk bijgehouden in het pakket SHL;
  • De financiële gegevens (en logischerwijze ook naam en adres) worden bewaard in het boekhoudpakket SHL en in een fysieke map voor wat de verkoopfacturen betreft;
  • De correspondentie wordt bijgehouden in een emailprogramma;
1.7.2 prospecten

De prospectgegevens worden bijgehouden in een emailprogramma..

1.7.3 leveranciers

Leveranciersgegevens worden bewaard in het boekhoudpakket SHL. De bankrekeningnummers worden bewaard in een online-bankingsysteem.

1.8 hoe worden uw gegevens beveiligd?

Om te beginnen worden uw gegevens off line bijgehouden. Voor het overige worden de meeste data op 2 verschillende computers én op 2 verschillende fysieke locaties bewaard en worden er systematisch backups genomen. De computers zijn met solide paswoorden beveiligd.

We willen nogmaals meegeven dat de informatie die we van u bewaren zeer "basic" en zeer beperkt is. Deze data-opslag houdt bijgevolg geen of nauwelijks risico's in voor de betrokkene. De ad hoc opslag van boekhouddossiers voor technische interventies gebeurt eveneens offline en is van korte duur (beperkt tot de tijd nodig om te interveniëren). We geven ook nog mee dat het boekhouddossier bestaat uit Cobolbestanden die enkel leesbaar zijn via het gebruik van het boekhoudprogramma SHL.

1.9 wie heeft toegang tot uw gegevens en met wie worden uw gegevens gedeeld?

Behalve de zaakvoerder en de medevennoot van Patrick Haesaert bvba heeft niemand toegang tot uw gegevens. Ze worden ook met niemand gedeeld behalve met de BTW-administratie via de BTW-listing en IC-opgave en desgevallend met de Belastingsadministratie via de fiches 281.50. Het spreekt voor zich dat enkel de verplichte informatie wordt meegedeeld. Indien we voor supportdoeleinden boekhouddocumenten of zelfs volledige boekhouddossiers ontvangen dan worden die met de grootste vertrouwelijkheid behandeld: ze worden op geen enkele manier met wie dan ook gedeeld en sytematisch verwijderd na interventie.

2. uw rechten

2.1 recht op informatie

Deze privacyverklaring werd opgesteld om te beantwoorden aan uw recht op informatie. Alle informatie m.b.t. uw gegevens vindt u in het hoofdstuk 1. Uw gegevens terug.

2.2 recht op inzage

U kan kostenloos een overzicht krijgen van alle data die we van u bijhouden. U kan dat doen via eenvoudig verzoek aan patrick.haesaert@telenet.be of telefonisch op 09 328 11 06. Zoals gemeld worden uw gegevens offline bewaard en zijn ze dus niet online consulteerbaar. We bezorgen u de info binnen de 30 dagen.

2.3 recht op correctie

We streven systematisch naar een correct en up to date gegevensbestand van onze klanten, prospecten en leveranciers. We vragen bijgevolg dat eventuele wijzigingen (bv. adres) zo spoedig mogelijk aan ons worden overgemaakt. De betrokkene heeft hoe dan ook het recht om foutieve gegevens recht te zetten of onvolledige gegevens aan te vullen.

2.4 Recht op verwijdering

U heeft het recht gegevens te laten wissen wanneer blijkt dat:

  • De gegevens niet langer nodig zijn om onze doelstellingen te realiseren (bv. opzeg contract):
  • De gegevens onrechtmatig zouden zijn verkregen;
  • We wettelijk verplicht zijn uw gegevens te wissen;
  • U desgevallend eerder gegeven toestemming wenst in te trekken;

We willen u erop wijzen dat we in sommige gevallen zelf het initiatief nemen om uw gegevens te wissen (zie daarvoor 1.6 - Hoe lang worden uw gegevens bijgehouden?) enerzijds, en dat we voor sommige data hoe dan ook onderworpen zijn aan een wettelijke bewaarplicht.

2.5 recht op beperking

U heeft het recht om het gebruik van uw gegevens te beperken indien:

  • zou blijken dat de bewaarde gegevens fouten bevatten totdat de fouten werden rechtgezet;
  • zou blijken dat de verwerking onrechtmatig is;
  • wij de gegevens niet meer nodig hebben maar u wel in het kader van de uitvoering van een rechtsvordering;

2.6 recht op bezwaar

Gezien de rechtsgronden waarop de gegevensverzameling steunt alternatieven voorzien is dat niet van toepassing. Uw gegevens worden niet aangewend voor direct marketing en zoals gemeld doen wij niet aan profilering en automatische besluitvorming.

2.7 recht op overdraagbaarheid

We denken niet dat dit van toepassing is, maar indien u dat wenst dan zullen we u de door ons bewaarde gegevens overmaken aan de door u aangeduide bestemmeling. Dat gebeurt kostenloos en binnen de maand.

 

 

Copyright 2022 Patrick Haesaert bv - Disclaimer / Privacyverklaring

Patrick Haesaert bv